5 tips til workshopen

Mange av oss har opplevd å delta på workshop eller seminar som trekker ut i tid og gjør at man går lei. Hensikten bak et slikt møte er å inkludere medarbeiderne i en kreativ prosess der man diskuterer viktige temaer og jobber mot et felles mål. Å ha workshop er derfor et godt tiltak på arbeidsplassen. 

Hvis man derimot ikke klarer å skape hverken fremdrift eller engasjement blant deltakerne, vil det lett oppfattes som bortkastet tid. Folk vil rett og slett kjede seg, og produktiviteten og resultatet blir deretter. For å få maksimalt ut av workshopen bør man søke råd i forkant og planlegge godt. Her er noen tips til hvordan du arrangerer en vellykket workshop i Oslo! 

Skap en hyggelig arena utenfor jobblokalene

Når man skal samle sine medarbeidere til en kreativ økt, er det lurt å komme seg ut av kontorlokalene for å skape mer fokus omkring temaet. Hvis workshopen skjer i jobblokalene, kan folk lett falle tilbake til arbeidsoppgaver i pausene og føle seg forstyrret av ting man bør gjøre og huske på. Å samles i andre omgivelser utenfor huset gir dessuten påfyll og energi. Dersom man ønsker å leie eller låne et lokale til workshopen, er det viktig å finne rom som både er lyse og inspirerende, og store nok for det antall deltakere som skal oppholde seg der hele dagen. 

I Oslo kan man finne mange slags lokaler som egner seg for workshop, seminar og annet. De fleste kurslokaler legger til rette for nødvendig, teknisk utstyr, men til en workshop trengs kanskje ikke annet enn penn og papir. Sørg for at deltakerne får servert god kaffe, leskende drikke samt frukt og snacks underveis, og server gjerne en ekstra godbit i form av noe søtt på tampen av dagen – det holder energien oppe!

I tillegg er det viktig å skape en innbydende atmosfære ved for eksempel å sette på hyggelig bakgrunnsmusikk når deltakerne kommer inn i lokalet. Musikk får alle i godt humør og er med på å sette stemningen for workshopen. Hvis du ønsker å by på lunsj og kanskje avslutte det hele med en middag etterpå, kan du høre om lokalet er behjelpelig med catering eller har et kjøkken som lager mat. 

En workshop skal være et lekent arrangement der man får utfolde seg, og beliggenheten har ofte litt å si for den generelle trivselen. Det er derfor viktig med et lokale eller møterom som gir inspirasjon, gjerne sentralt i Oslo med nærhet til sjøen eller bylivet. Ved å velge Oslo sentrum som beliggenhet, gir du dessuten dine medarbeidere mulighet til å samles i etterkant av workshopen, i tillegg til at det er enkelt å komme seg til og fra lokalet via kollektivtrafikk.

Involver dine ansatte 

Man har gjerne gjort seg noen tanker i forveien om hva workshopen skal handle om, og eventuelt hvilke problemstillinger som skal diskuteres. Dette er det viktig å få avklart helt i starten av møtet. Involver derfor dine ansatte i hva det skal jobbes med, og hva som er målet for workshopen. Send ut en invitasjon til deltakere i forkant der du beskriver problemstillingene med en overordnet agenda for møtet. På den måten kommer alle forberedt og får mulighet til å gjøre seg opp noen tanker om temaet på forhånd. Forhør deg deretter om hva som er deltakernes forventninger, og hva de ønsker å få ut av workshopen. 

Det går også an å ha noen «øvelser» eller enkle oppgaver som oppvarming for å få folk til å tenke utenfor boksen og lettere komme i gang. En workshop skal være et kreativt møte der alle blir hørt og ideer skal blomstre, derfor er det viktig at alle føler seg inkludert og blir møtt med åpenhet. En god idé er å dele inn medarbeiderne i grupper på tvers av avdelingene, slik at det skapes en god dynamikk når ulike meninger får komme til uttrykk. Undersøkelser viser at en slik arbeidsorganisering ofte blir til en positiv og lærerik opplevelse for alle. 

Hvem skal lede workshopen?

Man må gjerne lede workshopen selv, men det går også an å hente inn en ekstern person til å lede møtet, slik at du selv kan være med i prosessen og dokumentere forslag som blir lagt frem. På den måten slipper du å tenke på inndeling av grupper, tidsstyring og organisering av det hele. En utenforstående kan komme med nye innspill og vinklinger fordi vedkommende tenker annerledes enn deg og dine medarbeidere. Dermed utfordres også gruppen på en annen måte. 

Å komme til en workshop med riktig innstilling og positiv holdning er alfa og omega. Sørg for at gjennomgangsmelodien er «Ja, og ...» istedenfor «Nei, men ...». En profesjonell kursleder vil være et frisk pust til forsamlingen, gi ny inspirasjon og få fart på produktiviteten.

Vær kreative sammen

Når man går i gang med en workshop, er det viktig å oppfordre til diskusjon, gjerne parvis eller i større grupper. Sørg for at alle deltar i samtalene og snakker med naboen. Start gjerne med en «icebreaker» før gruppearbeidet. En god idé er å spørre hver enkelt om de kan fortelle en ting om seg selv som de tror kollegene ikke kjenner til, som for eksempel en spennende hobby eller en tidligere jobb. Det kan bli en morsom start på dagen! På den måten blir man kjent med en side av sine kolleger som man ikke ante noe om. Det bidrar dessuten til å senke «stresset» ved samarbeid som mange kan kjenne på. 

Så snart man har satt dagsorden med innspill om hva man ønsker å få ut av workshopen, kan man begynne å leke seg litt fram for å øke kreativiteten. Lag gjerne noen morsomme oppgaver som engasjerer. Bruk tusjer, post-it-lapper, whiteboards eller gråpapir til å skrive ned ideer etter hvert som de kommer – og heng dem opp på veggen. Sørg for at mobiltelefonene blir lagt bort, konsentrer dere om oppgavene og hverandre, og ha det gøy sammen! Det er viktig å ikke bruke altfor lang tid på hvert tema slik at man går lei og mister interessen. Den som leder møtet må holde øye med klokken og passe på at alt foregår i passe tempo. 

Vær flinke til å ta små pauser underveis i workshopen og gi påfyll i form av kaffe, te og frukt/snacks. En lang og god lunsj midt på dagen gjør underverker, og er med på å skape en positiv og sosial opplevelse for de ansatte. Etterpå kommer man tilbake med styrket energi – og kanskje noen flere ideer!

Oppsummering og resultat

Etter en lang dag med gruppearbeid og diskusjoner, er det viktig med en oppsummering av hva man har gjort i løpet av workshopen. Lag en oversikt, gjerne på whiteboard, som viser ideene, prioriteringene og konklusjonene man har kommet fram til. På den måten får gruppen se fruktene av sitt arbeid. 

Når alle har samtykket til resultatet, bør man få avklart hvilke forventninger deltakerne har i forhold til prosessen som er satt i gang. Etter en vellykket workshop er man gjerne litt «gira» på å sette ideene ut i livet så raskt som mulig. Finn fram til hva ideene skal brukes til, og når og hvordan man kan begynne å implementere dem i det daglige arbeidet. Dette er med på å skape motivasjon og fremdrift i etterkant av workshopen.

Sørg for å sende ut referat mens alt ennå er «ferskt», og følg opp med å iverksette initiativene så raskt som mulig. En workshop er ikke bare nyttig for det faglige engasjementet – den er også med på å skape tettere forbindelse mellom de ansatte, noe som igjen er en smart investering i deres trivsel og helse.

Din personlige planlegger

På Oslo Event Hub leier vi ut lokaler til workshop, konferanse og andre fagdager, og vi stopper ikke der! Vi har en profesjonell bookingavdeling med dedikerte prosjektledere som har lang erfaring innen alle slags event og fagarrangement. Når du leier lokale hos oss, kan du lene deg tilbake og føle deg trygg på at jobben blir gjort til punkt og prikke. Vi tilbyr skreddersydde løsninger og hjelper deg med hele prosessen fra A til Å. Vi gir deg tid og overskudd til å kunne fokusere på selve dagen og deltagerne. 

Nyt dagen og la oss fikse resten! Kontakt oss for en uforpliktende samtale i dag.