Messelokale Oslo
Sjekkliste for deg som skal arrangere messe
Har du planer om å arrangere en messe eller presentere dine produkter på en stand? Her er noen tips til hvordan man planlegger og gjennomfører en messe, og hva man bør se etter ved et messelokale.
I Norge arrangeres det rundt tusen messer, utstillinger og festivaler hvert år. En messe kan være en lukket fagmesse eller arrangementer som er åpne for et bredt publikum, som for eksempel reiselivsmesser eller alternative messer. Det er gjerne bransjeorganisasjoner eller store tekniske arrangører som står bak, og de har ofte en viktig rolle når det kommer til gjennomføringen av arrangementet.
Men hva er hensikten med en messe? Hvordan planlegger man den på best mulig måte, og hva man bør se etter ved et messelokale? Oslo er gjerne et populært mål for mange som skal arrangere en messe, og derfor finner du ulike typer messelokaler i Oslo. Det er mye som skal på plass for at arrangementet skal bli vellykket, og rammen rundt er vel så viktig.
Hensikten med en messe
I den (digitale) hverdagen skjer markedsføringen i stadig større grad gjennom internett. Ved å arrangere eller delta på en messe får du muligheten til å påvirke innkjøpere og forbrukere ansikt til ansikt. Dermed øker sjansen for salg og direkte tilbakemelding fra markedet, noe som er viktig for videre produksjon og målsetting.
Med andre ord kan det være en lønnsom investering for bedriften å arrangere en messe. I et velorganisert messelokale får man anledning til å presentere både firmaet, produktene og tjenestene sine på en optimal måte, samtidig som man treffer andre konkurrenter og får et innblikk i hva de holder på med. Messelokalet er et ideelt møtested for bransjefolk. Ikke bare kan man pleie eksisterende kunder her – man får også mulighet til å knytte nye kontakter. Men for å lykkes på en messe bør man ta seg god tid med planleggingen og ha et godt gjennomarbeidet konsept, slik at investeringen ikke blir for kostbar for bedriften.
Det kan føles som det kryr av utstillingslokaler og messelokaler i Oslo sentrum i alle mulige størrelser og varianter. Det er lov å tenke litt kreativt på jakt etter det perfekte lokalet, og man finner mye fint bare man gjør litt research.
Hvordan planlegge en messe?
En messedeltakelse består av tre faser; planlegging, gjennomføring og oppfølging. Planleggingen er den viktigste fasen. Sett sammen et prosjektteam med en ansvarlig koordinator til å dele oppgavene mellom seg. Det første man bør gjøre, er å definere et mål for å delta på messen og bestemme hvilke produkter eller tjenester som skal presenteres.
Opprett et budsjett, finn ut hvor stor stand dere trenger i messelokalet, og hvem som skal betjene standen. Lag deretter en grovskisse på hvordan standarealet skal disponeres, og planlegg hva slags utforming den skal ha i forhold til hva som skal markedsføres. Til dette kan man gjerne rådføre seg med et reklamebyrå. Det er viktig at både dekor, tekst og bilde skaper et godt blikkfang i messelokalet slik at man trekker til seg kunder.
Bli enige om hvordan dere skal møte kundene for å få dem interessert i produktene eller tjenestene deres, og ha gjerne prøver og gratisprodukter liggende framme. Markedsføringen av produktene er selve formålet med messedeltakelsen. Sørg for god annonsering i messekatalogen og i tidsskrifter, og ha gode brosjyrer og salgsmateriell klart når tidspunktet for messen nærmer seg.
Finn riktig messelokale
Står du selv som arrangør av messen, trenger du først og fremst et egnet messelokale. I Oslo har du tilgang på mange ulike typer messelokaler. For å vite hvor stort lokale du trenger bør du skaffe oversikt over bransjen, hva slags type firmaer som skal delta, og hvor mange som skal inviteres. Er det for eksempel en messe for byggebransjen trenger du muligens et messelokale i Oslo sentrum av god størrelse, med mulighet for å stille ut store produkter.
Undersøk hvilke lokaler som kan være aktuelle ved å sammenligne priser og gå på befaring. Se etter om takhøyden er god – det vil få messelokalet til å virke større og gjøre inneklimaet bedre. Man må regne med stor tilstrømning av kunder og publikum, derfor er det viktig at messelokalet ikke fremstår for trangt og tett. Ha i bakhodet at folk skal bruke store deler av dagen inne i messelokalet – et innbydende lokale med gode fasiliteter har derfor mye å si for trivselen. Er belysningen god, er det tilgang på strøm, internett, data og AV-utstyr? Et messelokale trenger dessuten et område til bespisning og pauser. Alt dette er viktige ting å se etter. Send deretter ut et tilbud om standplass til potensielle deltakere og be om snarlig respons.
Når deltakerlisten er ferdig, kan du gå i gang med planløsningen inne i selve messelokalet. En god planløsning er alfa og omega når man skal organisere utstillerne. På den måten sikrer man at publikum og kunder får rikelig med plass til å bevege seg rundt på arenaen.
Hva kan lokalet bidra med?
Som arrangør kan man velge å sette bort hele eller deler av arrangementet til messelokalet. I Oslo finnes det dessuten endel konsulentfirmaer som kan bistå med planleggingsbiten, hvis ikke utleier kan hjelpe til. Dermed får man anledning til å konsentrere seg fullt ut om salg av stands, utstillere, program, konsept, aktiviteter osv. Forhør deg med messelokalet når du er på befaring. Hvordan kan de assistere deg underveis? Mange messelokaler i Oslo har erfaring og god kompetanse i å arrangere messer, og kan tilpasse opplegget helt etter dine preferanser. I tillegg vil noen kunne tilby leie av alt du måtte trenge, som standvegger og innredning, vegger til posters, tepper, møbler og planter.
Dersom du trenger transport av utstillergods og lagring av emballasje eller produkter under selve messen, kan du høre med utleier om de også kan bistå med det. Hvis ikke finnes det totalleverandører av utstyr som utfører slike tjenester. De kan også stå for riggingen av utstyret. Noen messelokaler ordner dessuten med servering av mat direkte til standen hvis man for eksempel skal ha et møte med en viktig kunde.
Hva skjer på selve messen?
Poenget med messen er å skaffe kontakter og møte flest mulig på kortest mulig tid. Det kan være en svært intens affære, derfor er det viktig å stille forberedt når man ankommer messelokalet. Klare og definerte mål for messen gjør jobbingen på standen enklere.
Førsteinntrykket er avgjørende! En besøkende vil først og fremst legge merke til ansiktsuttrykkene, hvordan man er kledd og hvordan standen ser ut, derfor er det viktig å se positiv og ordentlig ut og holde standen ryddig. Vær aktiv, men ikke for pågående i møte med andre. De som besøker et messelokale ønsker å rusle rundt og titte på ulike produkter i sitt eget tempo. Presenter deg selv og kartlegg kundens behov, men unngå å stille ja- eller nei-spørsmål. Vær hyggelig og imøtekommende mot alle, og sørg for at besøkende får et positivt bilde av firmaet. Kanskje blir de potensielle kunder i framtiden? Husk å avsette tid for oppfølging av nye kunder i etterkant av messen. Oppfølgingen er det som til syvende og sist gir resultater.
Hvorfor velge et messelokale i Oslo?
Er man på jakt etter et messelokale i Oslo, bør man være ute i god tid – gjerne et halvt år i forveien – for å sikre seg det beste messelokalet. I Oslo finner man lokaler i alle størrelser. Det er ikke alle arrangementer som krever en stor messehall – noen messer er mer for «minimesser» å regne. Til slike arrangementer kan man leie et hvilket som helst lokale, som for eksempel Nedre Løkka – en hyggelig og intim bar på Grünerløkka. Messer av mellomstor størrelse passer perfekt i lokaler som går over flere etasjer. Slike messelokaler har gjerne flere tilstøtende rom til pauser og matservering, noe som skaper en unik arena for møter og samtaler. Omgivelsene har også endel å si for helhetsinntrykket.
Midt i hjertet av Oslo finner man messelokaler med hyggelig beliggenhet i historiske omgivelser eller i høyden med utsikt over byen og sjøen. Fordelen med å velge et messelokale i Oslo sentrum er at man har tilgang på både severdigheter og byliv. I pausene kan gjestene rusle langs havnen, stikke ut for å handle eller bare nyte en kaffe på en av kafeene i området.
Velger man å legge messen utenfor sentrum, kan det være lurt å se etter et messelokale med hotell i tilknytning til hallen slik at kunder og utstillere har mulighet for overnatting. Hvis man går for en mer sentral beliggenhet, finnes det et stort antall hoteller å velge blant i bykjernen. I tillegg er det gangavstand til de fleste messelokaler fra Oslo S for dem som kommer langveis fra. Det er med andre ord mange praktiske grunner til å legge messen i Oslo sentrum.
Nyt messen – vi gjør jobben for deg
Vil du ha tid til å nyte messen og arrangementet du har planlagt? La oss gjøre jobben, så kan du fokusere på det som er viktigst; nemlig gjestene og messedeltakerne.
Vi har lang erfaring med å arrangere messer og utstillinger, og hjelper deg med hele prosessen fra A til Å. I bookingavdelingen vår finner du en gjeng med kompetente og erfarne prosjektledere, og du får en kontaktperson som jobber dedikert med ditt arrangement.
Når du velger Oslo Event Hub som messelokale midt i Oslo sentrum, får du et skreddersydd opplegg som er tilpasset dine ønsker og behov. Vi gjør jobben for deg, slik at du kan fokusere på messen og gjestene dine. Len deg tilbake, og la oss ta oss av alle detaljene.
Kontakt oss i dag for en uforpliktende samtale!